Hierbei geht es nicht um das europäische Gebirge, sondern eine weit verbreitete Methode, Dein Zeitmanagement mit wenig Aufwand effektiv zu verbessern. Erfinder ist der deutsche Ökonom Lother J. Seiwert. ALPEN steht für Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren; Länge schätzen; Pufferzeiten einplanen; Entscheidungen treffen und Nachkontrollieren.
Fertige zunächst eine Liste an, auf der Du alle Deine Aufgaben und Aktivitäten notierst. Egal, ob es sich um ein Meeting oder um Postbearbeitung handelt.
Nun lege ein Zeitfenster fest. Wie lange brauchst Du für die jeweilige Aufgabe? Überziehst Du Dein Zeitfenster, tritt Schritt drei in Kraft.
Natürlich läuft nicht immer alles wie geplant. Schnell passiert es, dass spontan ein neuer Auftrag reinkommt, ein Kollege erkrankt oder andere Ereignisse Deinen Plan durcheinander bringen. Die ALPEN-Methode legt deshalb fest, dass nur 60% der Zeit als reine Arbeitszeit genutzt werden. 20% sind Deine Pufferzeit für eben genannte Zwischenfälle. Die restlichen 20% der Zeit kannst Du für soziale Interaktionen mit Kollegen oder Kunden nutzen. So bist du mit Deinem strikten Plan trotzdem noch sehr flexibel.
Du solltest Dir über Deine festgelegten Zeitfenster wirklich sicher sein. Reicht nämlich Dein Zeitrahmen nicht aus, musst Du Aktivitäten in Deine eventuell noch freie Zeit verschieben.
Ist die Zeitplanung abgeschlossen, kannst Du damit anfangen, Prioritäten zu setzen. Du kannst zum Beispiel Dinge für die kein Termindruck herrscht nach hinten verschieben. Die Prioritätenermittlung kannst Du Dir durch das Eisenhower-Prinzip erleichtern.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.
Erst was lange währt, wird endlich gut. Je öfter Du die ALPEN-Methode anwendest desto leichter wird es Dir fallen, Deine Zeitfenster, Prioritäten und Pufferzeiten optimal einzuschätzen. Deshalb solltest Du täglich überprüfen, wie gut Du mit Deinem Plan hingekommen bist. So kannst du leichter Verbesserungen vornehmen und erhältst noch einmal einen Überblick über erledigte und anstehende Aufgaben.
Auch wenn die ALPEN-Methode Dir dabei hilft, Dein Zeitmanagement zu optimieren, muss sie doch auf jedes Berufsfeld angepasst werden. Bei Berufen mit hohem Zeit- und Erfolgsdruck werden 60% reine Arbeitszeit nicht ausreichen.